Il nostro primo consiglio è  quello di automatizzare la spedizione dei questionari. Qualitando fornisce questi strumenti:
- interfaccia con più di 30 partner tra software gestionali, c.r.m., sistemi di Social Wi_Fi
-  uno strumento apposito, l"HotSpot Qualitando".
Ma se  intendi comunque spedire manualmente gli inviti alla compilazione del questionario qui ti spiegheremo come fare.


PRIMO PASSO: COME IMPOSTARE L'INVIO AUTOMATICO DEL/I QUESTIONARIO/I


Questa operazione la dovrai fare solo la prima volta per attivare l'automatismo di spedizione dei questionari.

  • Da Home Q-Box, clicca sull'etichetta verde del menù in alto "INVII AUTOMATICI" (freccia blu immagine 1)
  • Clicca sulla sezione "Configura" del menu di sinistra (riquadro rosso immagine 1)
  • Imposta il momento in cui deve partire ogni questionario cliccando sulla matita verde e scegliendo tra le combinazioni che ti vengono proposte tirando giù la tendina (riquadro blu immagine 1) 
  • Ed infine attiva il questionario cliccando sul pulsante verde sulla parte destra (freccia rossa immagine 1). Il quadratino sulla sinistra del nome del questionario diventerà verde (riquadro viola immagine 1).

                                                                                                

                                                                                                Immagine 1


In questa sezione ci dovrai tornare solo se vorrai sospendere l'invio automatico dei questionari o se desideri cambiare l'orario di invio.



SECONDO PASSO: COME IMPORTARE I FILE PER L'INVIO DEI QUESTIONARI POST ESPERIENZA E PRIME IMPRESSIONI


Questa è invece un'operazione che dovrai effettuare tutte le volte che avrai nuovi clienti a cui spedire i questionari. 

  • Da Home Q-Box, clicca sull'etichetta verde del menù in alto "INVII AUTOMATICI" (riquadro rosso immagine 2)
  • Ti troverai  in "Dati in lavorazione" (riquadro blu immagine 2)
  • Cliccando sul bottone blu "Importa destinatari da file" (riquadro verde immagine 2), ti si aprirà il riquadro dove potrai scaricare il file da utilizzare (immagine 3). Salvalo e usalo ogni volta come master per importare i dati dei clienti a cui inviare il questionario .


                                                                                                Immagine 2


 

                                                                                                        Immagine 3



Sappi che per inviare i questionari, il minimo di colonne che devi compilare è: 

- Email 

- Data checkout, per l'invio del questionario post esperienza

- Data checkin, da compilare solo se intendi utilizzare anche il questionario prime impressioni


A seguire ti spiegheremo la funzione di ciascuna colonna aggiuntiva che troverai nel file scaricato così potrai decidere se compilarla o meno.


Eseguito l’upload del file, vedrai tutti gli inviti creati pronti da spedire (immagine 4). Se hai inserito la data di chek in e check out, non ti preoccupare della spedizione, ci penserà Qualitando a tempo debito sia per il questionario post soggiorno che per l'eventuale questionario prime impressioni. Con un unico upload hai programmato entrambe le spedizioni, ricordati solo di farlo con qualche giorno di anticipo :-)



                                                                                                     Immagine 4




Ed ora vediamo a cosa servono tutte le colonne del file che hai scaricato.

  •  Nome Completo: Qualitando personalizzerà le mail che saranno inviate e archivierà i vari indirizzi email associandoli al dato anagrafico di ogni cliente, in caso contrario li archivierà usando i soli indirizzi mail. Puoi compilare la colonna "nome completo" con nome e cognome in un'unica cella, oppure le due colonne "Nome" e "Cognome" a seconda di come sei più comodo rispetto al file che hai estrapolato dal tuo gestionale.
  • Lingua: permetterai a Qualitando, soprattutto per gli indirizzi ad estensione generica, tipo .com, .eu, .net, di proporre la mail d’invito alla compilazione, il questionario stesso e i testi post compilazione, direttamente nella lingua del ricevente (se a priori è stata effettuata la traduzione). Aumenteranno così le possibilità che il destinatario della mail decida di compilare il questionario.
  • Camera: ti permetterà di capire dove ha soggiornato il cliente sin da quando riceverai il report della compilazione del questionario evitando così di andarlo a ricercare con il nome o email nel tuo gestionale.
  • Profilo: permetterai a Qualitando di archiviare i tuoi clienti con il profilo a loro pertinente. Questa è un'informazione molto utile se dovessi utilizzare la funzione "newsletter" di Qualitando.
  • Data di nascita: se utilizzi la funzione "Buon compleanno" quest'informazione sarà utilizzata per l'invio automatico degli auguri che avrai preparato.
  • External ID: campo riservato all'integrazione con software esterni. NON compilare.


  • Ultima raccomandazione importante: nel compilare il file Qualitando è necessario attenersi scrupolosamente al layout e impaginazione dello stesso, senza apportare personalizzazioni: la prima riga deve avere i titoli così come sono impostati.


    NOTE E CONSIGLI


    "Gli inviti alla compilazione devono partire tutti i giorni, poche ore dopo il check-out". Perchè?

    •  Otterrai più compilazioni: il 60% dei questionari vengono compilati durante il viaggio di rientro, la maggior parte di essi da dispositivo mobile (spesso il cliente sfrutta i tempi di attesa in aeroporto/porto per compilare). In questo modo, inoltre, l’esperienza del soggiorno è ancora “viva” e fresca; 
    • Avrai più chanches di intercettare clienti insoddisfatti: con un invio tempestivo aumenti le probabilità che, in caso di un cliente insoddisfatto, tu possa intercettarlo e implementare azioni di recupero (magari prima che posti una recensione negativa su internet)
    • Sarai il primo. Il cliente compila un solo questionario. E' importante che sia il tuo (Booking.com, per fare un esempio, lo invia tra le 24 e le 48 ore dal check-out, oppure appena il cliente varca la porta della tua struttura se ha scaricato la sua app!)



  • "Gli inviti alla compilazione devono partire nella lingua del cliente". Perchè?


     Questo significa aver tradotto tutti i testi (quindi compresa la mail di invito alla compilazione) e il questionario stesso, nelle 4/5 lingue principali parlate dai tuoi clienti. Inviare la mail di invito alla compilazione del questionario in una lingua diversa da quella di quel cliente, ne riduce drasticamente la probabilità di compilazione. Qualora quindi, tu non lo abbia già fatto, assicurati, prima di partire con le pedizioni, di aver predisposto la traduzione del tuo questionario e dei relativi testi a corredo, in più lingue (il solo inglese non basta :-)!